KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów, przez który wystawiane i odbierane są faktury elektroniczne. Dotyczy faktur wystawianych między firmami (B2B). Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie zgodnie z terminami określonymi przez Ministerstwo i zależy od rodzaju działalności: od 1 lutego 2026 dla dużych firm, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, a od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych przedsiębiorców. Sprawdź na stronie Ministerstwa, który termin dotyczy Twojej działalności.

Integracja KSeF z eFitness

Nasz system został zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur – integracja jest dostępna dla każdego klienta, jednak wymaga podjęcia trzech kroków:

1.  Zarejestruj firmę w Krajowym Systemie e-Faktur i nadaj uprawnienia odpowiedniej osobie lub firmie (np. księgowości).
   1. Jeżeli działasz jako osoba fizyczna (JDG) wystarczy, że zalogujesz się Profilem Zaufanym lub skorzystasz z podpisu kwalifikowanego.
   2. Jeżeli Twoja działalność to spółka i nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej, konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego. To krok wymagany przez Ministerstwo Finansów.
   3. Nadaj uprawnienia firmie eFitness SA wpisując NIP 7822482230.
2. Sprawdź poprawność danych firmy w systemie eFitness. Upewnij się, że dane klubu (NIP, adres, nazwa) są kompletne i zgodne z informacjami używanymi w KSeF. To podstawa poprawnego wystawiania faktur.
3. Połącz eFitness z KSeF. W ustawieniach systemu włącz opcję wystawiania faktur w KSeF. Można to zrobić z poziomu zakładki Ustawienia klubu > Konfiguracja > Finanse > KSeF. Tam widoczny jest suwak z podpisem Wysyłaj faktury do KSeF. Należy aktywować tę opcję i zapisać zmiany.

Po przejściu powyższych kroków, integracja jest gotowa. Od tej pory fakturowanie w eFitness będzie komunikowane do systemu KSeF.

Co jeśli faktura nie wyśle się do KSeF?
Należy sprawdzić:
1.Czy nadano uprawnienia w KSeF
2.Czy w eFitness włączony jest suwak wysyłki do KSeF Bez włączonego suwaka w Ustawieniach w systemie eFitness faktury nie będą wysyłane, nawet jeśli uprawnienia zostały nadane.

Co w przypadku problemów technicznych i braku możliwości wysłania faktury do KSeF?

• Brak internetu po Twojej stronie: wystaw fakturę offline i wyślij do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Awaria KSeF: wystaw fakturę offline i wyślij ją w ciągu 7 dni od przywrócenia działania systemu. Data wystawienia to data faktycznego wystawienia, nie data wysyłki do KSeF.

Korekty – o czym należy pamiętać

• Korekta zawsze musi zawierać przyczynę (np. „błędna cena”, „rabat”, „błędna stawka VAT”).
• Korekta faktury sprzed kilku miesięcy jest dopuszczalna.
• Korekty faktur sprzed wejścia w KSeF również wystawia się w KSeF.
• Noty korygujące nie są już stosowane.